In het algemeen is men gewend om vanuit strategisch oogpunt de doelen te bepalen waar men met de organisatie naar toe wil of welke problemen opgelost moeten worden. Van daaruit bepaalt men vervolgens de tactische randvoorwaarden waarbinnen op operationeel nivo de oplossingen mogen worden gerealiseerd (zie figuur). Dit is de Top-Down beweging. In de praktijk wordt de strategie ook van uit de operatie gevoed met ideeën uit de praktijk waardoor ook een Bottom-Up proces op gang komt.

De communicatie van dit proces vraagt veel van alle betrokkenen.

In ideale situaties zijn alle actiepunten van de verschillende medewerkers in een organisatie met elkaar verbonden en gefocust op de missie, visie en strategische doelstellingen van de organisatie. Net zoals met het telefoonspelletje van kinderen, gaat er in deze afstemming regelmatig iets mis. Het eerste kind in een kring krijgt een zinnetje in het oor gefluisterd wat dan vervolgens steeds aan de volgende (fluisterend) wordt doorgegeven, waarbij de laatste hardop zegt wat hij/zij gehoord heeft. Kinderen horen dan iets zeggen wat ze niet (her)kennen en geven het vervolgens aan een ander door, vanuit wat ze denken dat ze gehoord zouden moeten hebben, vanuit dat wat ze kennen.

Omdat diezelfde vertaalslag dan meerdere keren voorkomt en de verwarring steeds verder toeslaat is het eindresultaat, dat wat de laatste persoon zegt dat hij gehoord heeft, vaak totaal anders dan waarmee de eerste persoon is begonnen. Wat je niet kent, kun je niet plaatsen en herkennen, en daarmee ook niet doorgeven zoals het bedoeld is. In alle communicatie speelt betekenisgeving daarom een belangrijke rol.

Communicatie zonder het proces van betekenisgeving is informeren. Is de informatie nieuw en nog onbekend dan hoort daar dus altijd een proces van betekenisgeving bij, om ervoor te zorgen dat de informatie waardevol gaat worden, en voor de betrokkenen betekenis gaat krijgen. Tot die tijd is informatie zonder een duidelijke betekenis eigenlijk non-informatie.
Vervolgens is het van belang dat de communicatie wordt opgevolgd door een heldere taakverdeling. De gestelde doelen dienen te worden uitgewerkt in taken en verantwoordelijkheden met heldere actiepunten/taken voor alle betrokkenen. De GO-KIT zoals we die van projectmatig werken kennen kan heel behulpzaam zijn om de gestelde doelen tactisch effectief te managen.

bron: De input-output manager, Flip Vandendriessche, uitgeverij Lanno 2004
bewerkt in 2006 door 2bcoaching : ir. Frans Speelman, Trudy van den Berg MLD