Als manager ben je verantwoordelijk voor het realiseren van de doelen van je afdeling, binnen de strategische doelstellingen van je bedrijf of organisatie. Afdelingsdoelen worden gerealiseerd door medewerkers voor wie jij, als leidinggevende, verantwoordelijk bent, en/of door medewerkers van andere afdelingen, en/of met diensten van derden.

De uitdaging voor een leidinggevende is om middels het managen van de tactiek te sturen op het behalen van de doelen, terwijl die de uitvoering (operatie) daarvan overlaat aan de medewerkers, de professionals, in hun eigen vakgebied. Afhankelijk van de complexiteit en de voorspelbaarheid van de te realiseren doelen, worden deze vertaald naar routinematige, ad hoc of in project georganiseerde activiteiten.

Hoe je het ook organiseert, uiteindelijk wil je dat de doelen gerealiseerd worden en wil jij, als leidinggevende, tijd en aandacht hebben om alle activiteiten op strategisch niveau te volgen en (bij) te sturen, terwijl je afgestemd wilt blijven op de missie en visie waar jouw bedrijf of organisatie voor staat.

Maar hoe voorkom je dat je alsnog betrokken wordt in allerlei operationele problemen die je af houden van aandacht voor de strategische doelstellingen van de afdeling en de organisatie als geheel?

Gefaseerde besluitvorming en een integrale beheersing van tijds-, geld-, kwaliteits-, informatie- en organisatieaspecten zijn daarbij essentieel.

Deze 2beffective® handreiking/module beschrijft de zogenoemde GO-KIT: het belang van het beheersen van tijds-, geld-, kwaliteits-, informatie- en organisatieaspecten.
Daar voegen we communicatie aan toe. Geen beheersaspect, maar van essentieel belang voor het uitwisselen van informatie tussen medewerker en leidinggevende.

Uitdaging voor de leidinggevende: tactisch sturen op het behalen van doelen!
Hoe voorkom je dat je alsnog betrokken wordt in allerlei operationele problemen die je af houden van aandacht voor de strategische doelstellingen van de afdeling en de organisatie als geheel?

Door de strategische doelen van een afdeling te vertalen naar heldere afspraken over tactische randvoorwaarden en middelen met de medewerkers en coördinatoren in de operatie, kun jij als manager operationele taken die de verantwoordelijkheid zijn van professionele medewerkers gemakkelijker los laten en meer taken delegeren. Dat voorkomt extra “apen op je nek” en geeft de medewerker de kans om te kunnen doen wat hij of zij leuk vindt en goed in is.

Je kunt de beheersaspecten van de GO-KIT zeer formeel hanteren en alles vastleggen in procedures en regels. Je kunt zo ver gaan dat je op organisatieniveau de projectmethodiek vastlegt en een gemeenschappelijke en formele systematiek vastleggen en afdwingen. Denk aan bijvoorbeeld Prince 2.

Gezien de overhead en de investeringen die dat vereist, is een gemeenschappelijke formele systematiek alleen zinvol voor organisaties die complexe producten met muldisciplinaire teams projectmatig realiseren en/of de resultaten exact moeten reproduceren. Voor kleine projecten met een beperkt aantal medewerkers binnen een afdeling kun je pragmatisch te werk gaan, maar het maken van afspraken over de beheersaspecten om effectief te werken en onderling eenduidig afgestemd te blijven, blijft belangrijk.

Als leidinggevende kun je daarbij systematisch de GO-KIT beheersaspecten toepassen, waarbij je continue de koppeling tussen afdelingsdoelen en projectdoelen waarborgt. Houd daarbij rekening dat je je als leidinggevende niet bezighoudt met de concrete vertaling naar de uitvoering. Beperk je tot het benoemen en afspreken van randvoorwaarden en kaders waarbinnen de uitvoering plaatsvindt. Zo beperk je je als leidinggevende tot de tactische randvoorwaarden.

Houd hierbij helder in beeld: het doel van een project of activiteit; welk probleem lossen we hiermee op en/of welke functionaliteit wordt hiermee gecreëerd (en wat NIET).

Om de realisatie van eenduidig geformuleerde gestelde doelen te beheersen (volgen en bijsturen) kun je onderstaande GO-KIT-checklist hanteren. We beperken dit tot projectniveau.
Het eerste item is alleen van belang voor de leidinggevende op strategisch niveau. De overige punten zijn van belang voor de medewerker/coördinator met wie afspraken op projectniveau worden gemaakt.

GO-KIT
De meest belangrijke beheersaspecten vormen de GO-KIT: Geld, Organisatie, Kwaliteit,Informatie, Tijd.

Geld : Zorgt voor het financieel verantwoord/doelmatig kunnen uitvoeren van alle (project)activiteiten zodat het projectresultaat rendabel is

Organisatie : Zorgt voor het (kunnen) uitvoeren van alle (project)activiteiten met de daarvoor verantwoordelijke en bevoegde personen zodat het projectresultaat formeel geaccepteerd wordt

Kwaliteit : Zorgt voor het doelgericht kunnen uitvoeren van alle projectactiviteiten zodat het resultaat goed genoeg is

Informatie : Zorgt voor het eenduidig kunnen uitvoeren van alle projectactiviteiten zodat iedereen weet wat van hem/haar verwacht wordt en het resultaat reproduceerbaar is

Tijd : Zorgt voor het tijdig kunnen uitvoeren van alle projectactiviteiten zodat het projectresultaat op tijd gereed is

Effectieve communicatie is nodig om bovenstaande beheersaspecten uit te wisselen tussen alle belanghebbenden. Dus niet alleen opdrachtgever en opdrachtnemer, maar allen die bijdragen aan of belang hebben bij het resultaat.

Frans Speelman mei 2011

Uit: GO – KIT voor het managen van randvoorwaarden vanuit Strategisch perspectief
© 2010 ir. Frans Speelman en Trudy van den Berg MLD, 2bcoaching

Literatuur

[1] Wijnen, I., Renes, W. en Storm, P. (2006) Projectmatig werken. Utrecht: Spectrum

[2] Bos, J. Harting, E.(1998) Projectmatig creëren. Schiedam: Scriptum Books